1. Организация системы управления

1.1. Руководство

19

Приказы, распоряжения;

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 л. (2) ЭПК

 (2) О дисциплинарных  взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

1.2. Организационные основы управления

74

Штатные расстановки (штатно-
списочный состав работников)

75 л.

77

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц
(типовые):
а) по месту разработки и/или
утверждения
б) в других организациях

Пост. (1)

3 г. (2)

(1) Индивидуальные
работников - 75 л.

(2) После замены
новыми

80

Должностные регламенты (типовые государственных и муниципальных служащих:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях

Пост. (1)

3 г. (2)

(1) Индивидуальные работников - 75 л.

2) После замены
новыми

1.5. Документационное обеспечение управления и
организация хранения документов

258

Книги, карточки (базы данных),
 реестры, журналы регистрации и
 контроля:
б) распорядительных документов
 по личному составу (2)

75 л. (1)

(1) Хранятся в организации.
Подлежат приему в государственный,  муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного  аппарата.

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5л.

4. Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

393

Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы –
75 л.

394

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

395

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы –
75 л.

396

Сведения о доходах физических лиц

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 л.

397

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 л.

412

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1);

5 л.

(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

413

Лицевые карточки, счета работников

75 л. ЭПК

419

Ведомости на выдачу дивидендов

75 л.

456

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

б) по трудовым договорам, 
договорам подряда

5 л. (2)

(2) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

7. Трудовые отношения

7.1. Организация труда и служебной деятельности

574

Журналы учета работников, совмещающих профессии

До минования надобности (1)

1)  Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда - 75 л.

583

Документы (отчеты, справки,  информации) о переводе  работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю                  

5 л. (1) ЭПК

(1)  При тяжелых,  вредных и опасных условиях труда - 75 л.

586

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 л. (1)

1) При тяжелых,  вредных и опасных условиях труда - 75 л.

593

Тарификационные ведомости (списки)

75 л.

599

Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности

75 л.

7.3. Охрана труда

602

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. (1) ЭПК

(1)  При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

613

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 л.

615

Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий

75 л.

617

Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда

75 л. ЭПК

622

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

75 л. ЭПК

623

Договоры страхования работников от несчастных случаев

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора.
При наступлении несчастного случая –
75 л.

632

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:

а) по месту происшествия

б) в других организациях

75 л. (1) ЭПК

5 л.

(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. **

633

Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях

75 л. ЭПК

636

Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 л. ЭПК

637

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием

3 г. (1)

(1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения –
75 л.

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

654

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

656

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

Пост.

75 л. ЭПК

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

657

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

658

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

75 л. ЭПК

659

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

75 л.

660

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

662

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

75 л. ЭПК

664

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные -75 л.

666

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 л. ЭПК

667

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

75 л.

668

Командировочные удостоверения

5 л.(1)

(1) После возвращения из командировки.

Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности  - 75 л.

671

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников),
не имеющих личных дел

75 л. ЭПК

676

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 л. (1)

(1) При отсутствии приказов - 75 л. ЭПК

685

Списки:

г) работников

з) получающих персональные ставки, оклады

75 л.

10 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

695

Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

75 л.

75 л.

75 л.

75 л.

8.2. Установление квалификации работников

696

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним

15 л. (1) ЭПК

(1) На предприятиях
с тяжелыми, вредными
и опасными условиями труда - 75 л. ЭПК

697

Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

698

Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

704

Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала

75 л. ЭПК

8.3. Повышение квалификации работников

726

Ведомости учета часов работы преподавателей

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

8.4. Награждение

735

Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:

а) в награждающих организациях

б) в представляющих организациях

Пост.

75 л. ЭПК

737

Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными

До востребования (1)

(1) Невостребованные - 75 л.

739

Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций

75 л. ЭПК

740

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки)
к ним:

а) в награждающих организациях

б) в других организациях

Пост.

75 л. ЭПК

746

Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

842

Путевые листы

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда - 75 л.

11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

900

Личные дела:

д) ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем

75 л. ЭПК

901

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

75 л.

905

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица

75 л. ЭПК

908

Журналы, книги учета:

б) выдачи страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

75 л.

12. Деятельность первичных профсоюзных
и иных общественных организаций (объединений)

12.1. Организация деятельности

984

Списки и карточки учета освобожденных работников общественной организации (объединения)

75 л.